Ter uma comunicação interna coerente e otimizada torna os processos de uma organização mais efetivos, e ainda colabora para a sinergia das equipes. Veja dicas sobre como aprimorá-la.
Você sabia que, no mundo corporativo, é possível que menos de 50% das horas trabalhadas dos colaboradores sejam produtivas por causa de uma má comunicação interna? Esse fato foi mensurado em uma pesquisa realizada pela Hyperlink InfoSystem, e citada por Nathan Resnick, CEO da Sourcify em seu artigo na Entrepreneur.
Sem uma comunicação interna efetiva, os profissionais aproveitam menos o tempo de trabalho. Eles precisam, constantemente, gastá-lo entrando em contato com os colegas de maneiras menos otimizadas, ou, até mesmo checando informações que não estão acessíveis.
Você quer saber como elaborar uma estratégia que permita a comunicação de informações e feedbacks de uma forma efetiva que não impeça a produtividade do seu negócio? Então atente-se a seguir!
Estimule condutas de maneira personalizada
Um dos maiores erros cometidos por diretores e gestores ao compor sua comunicação interna é não tratá-la de forma estratégica. Toda campanha interna de caráter educativo, motivacional ou informativo, precisa, ante de mais nada, possuir um objetivo bem definido e uma método inteligente para concretizá-lo.
Campanhas mais verticalizadas como essas permitem que você e o time de superiores engajem e alinhem as equipes com os valores e discursos da organização. Partindo desse princípio, será indispensável levar em conta o público com o qual a mensagem será compartilhada. Afinal, não é possível impactar uma audiência sem antes personalizar sua mensagem para ela, certo?
Ainda assim, diversas empresas investem no simples uso de frases imperativas ou na repetição de uma mesma mensagem em diferentes canais de comunicação. Saiba que, dificilmente, essa prática fará com que os colaboradores se engajem verdadeiramente com a informação que foi transmitida.
Se a sua mensagem não compreender as experiências acadêmicas e profissionais, a cultura, os valores, a personalidade e demais características dessas pessoas, ela não será eficaz. Mas, como afiar essa segmentação?
Esteja por dentro de quais programas de televisão ou da web fazem parte de interesse dos colaboradores, busque saber que tipo de publicações eles lêem, quais canais mais utilizam e, até mesmo, quais formatos eles preferem. Esses informações descritivas, aliadas às informações demográficas e ao objetivo da campanha, farão muita diferença em seu planejamento e, principalmente, em seu resultado.
Realize a comunicação interna de forma constante e objetiva
Uma vez que você já sabe quais são as ferramentas necessárias para construir uma estratégia de comunicação interna que impacte e gere resultado, é hora de garantir constância. Tenha em mente que você precisa manter seus colaboradores motivados, e o principal fator que permite isso é fazer com que eles sejam parte, de fato, do dia a dia da empresa.
Sendo assim, realize campanhas que demonstrem o valor dos objetivos da empresa de forma humanizada e comunique sempre que houverem novidades, sejam elas boas e ruins. Essa atitude faz com que as pessoas se sintam comprometidas com a história da organização. Além disso, os colaboradores se sentem seguros por saberem, de forma mais imediata, que tipo de mudanças impactarão na sua rotina de trabalho.
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Além disso, a comunicação de feedbacks, que já são parte constante da rotina, também precisa ser otimizada para se tornar mais objetiva e, principalmente efetiva. As dicas, nesse caso, são:
- não utilizar linguagem técnica na comunicação entre setores distintos;
- não assumir que o receptor da mensagem tem o mesmo entendimento que o locutor;
- utilizar uma linguagem explicativa e cordial;
- ser bastante claro para evitar erros nas demandas;
Além disso, para estimular a prática dessas dicas, é indispensável dissolver barreiras de contato entre pessoas e equipes, sejam elas físicas ou não. Também é extremamente válido promover o relacionamento entre os colegas de diferentes departamentos para que a comunicação seja ainda mais orgânica e fluida.
Pergunte aos colaboradores que informações eles precisam
Um dos principais fundamentos da comunicação interna é transmitir mensagens relevantes e estratégicas, certo? Portanto, além de investir na otimização de feedbacks e em campanhas motivacionais, informativas e educativas, você precisa garantir que qualquer outro tipo de informação indispensável para a atuação dos colaboradores esteja acessível. Na maioria das vezes, tudo que que essas pessoas querem é uma informação simples e útil.
Há duas maneiras de passar um pente fino nessa questão. A primeira delas é avaliar se a comunicação interna da empresa, em geral, assume que as informações são claras o suficiente. Para isso, basta observar se qualquer pessoa, de qualquer nível de atividade, conseguiria entendê-las, desde o estagiário até os mais altos cargos.
Será que um novato que chega na sua empresa sabe onde encontrar respostas que podem parecer óbvias para os veteranos? Onde essa pessoa encontra informações sobre a empresa, seu setor de atuação e os recursos disponíveis para a sua atuação? Caso não haja uma organização em relação isso, solicite uma estratégia de mudança agora mesmo.
A segunda, e ainda mais eficaz, forma de garantir que as informações minuciosas estão sendo transmitidas é incentivando seus líderes e a equipe de recursos humanos a extraírem a opinião dos próprios funcionários. Assim, eles irão saber exatamente quais são os gargalos, as dúvidas, as reclamações, e ainda podem ouvir deles qual seria o melhor formato para apresentar as soluções.
Você acaba de adquirir dicas valiosas sobre comunicação interna para aplicar na sua empresa. Já começou a pensar sobre quais aspectos podem ser aprimorados? Coloque essas práticas em ação e se prepare para ver o seu negócio se tornar cada vez mais produtivo!
Mantenha-se nesse ritmo e continue a conhecer mais formas de promover a produtividade e se destacar no mercado! Confira agora mesmo esse conteúdo sobre como seu negócio pode se beneficiar com a economia colaborativa.